Gestão para entregar
5 sinais de que a sua gestão não vai entregar.
Eles aparecem cedo, muito antes de a obra atrasar ou de a meta virar problema de imprensa. Quem já esteve dentro de um gabinete reconhece os cinco de longe.
Tudo é prioridade
O plano tem oitenta ações. A reunião de segunda tem doze pontos. Todo mundo trabalha o dia inteiro e, no fim do mês, nada saiu do lugar que precisava sair.
Quando tudo é prioridade, quem executa escolhe sozinho o que fazer primeiro. E essa escolha, feita na correria, vira a estratégia real da gestão.
Escolha no máximo cinco prioridades para os próximos seis meses e escreva o que fica de fora. A lista do que não é prioridade agora vale mais do que a lista do que é.
A meta não tem dono
A meta está no plano, com número e prazo. Mas se você perguntar quem responde por ela, aparecem três nomes, ou nenhum.
Meta de secretaria não é meta de ninguém. Secretaria não senta na reunião, não é cobrada e não explica atraso. Pessoa senta, é cobrada e explica.
Cada meta com um nome e um sobrenome ao lado. Uma pessoa, não uma equipe. Quem está com o nome ali é quem fala sobre ela na reunião seguinte.
A reunião acaba sem decisão
Duas horas de apresentação, slide bem feito, todo mundo concorda que o assunto é importante, e a reunião acaba.
Ninguém sai com prazo, ninguém sai com tarefa. Na semana seguinte o mesmo ponto volta, com outro slide.
Pauta com a decisão pedida escrita antes, no formato "decidir se". E ata de uma página no mesmo dia, com o que foi decidido, quem faz e até quando. Duas linhas por assunto resolvem.
O processo depende de uma pessoa
Existe alguém que sabe como se faz. O pedido passa por ela, o sistema só ela abre, a planilha está no computador dela.
Quando essa pessoa entra de férias ou sai do cargo, a entrega para. E ninguém consegue explicar direito por quê.
Escreva o caminho do processo em uma página: quem faz o quê, em que ordem e em quanto tempo. Se não couber em uma página, o processo tem etapa demais.
Ninguém é dono do resultado
Cada área entrega a sua parte no prazo, os relatórios estão verdes, e o resultado não aparece na rua. A obra tem projeto, licença e empenho, e continua parada.
Todo mundo cumpriu a sua etapa. Ninguém respondeu pelo conjunto.
Alguém precisa responder pelo resultado final, não pela etapa. Essa pessoa acompanha do começo ao fim e tem autoridade para destravar, ou pelo menos para escalar rápido a quem destrava.
A síntese
Os cinco têm a mesma raiz: falta de dono.
Dono da prioridade, dono da meta, dono da decisão, dono do processo, dono do resultado. Onde não há dono, a entrega depende de esforço heroico, e esforço heroico não se repete todo mês.
Por onde começar
Duas rotinas, já na semana que vem.
Ata de uma página
No mesmo dia da reunião, com o que foi decidido, quem faz e até quando. Uma página, não um relatório.
Lista de decisões em aberto
Revisada antes de montar a próxima pauta. Nada entra na pauta nova enquanto o que ficou em aberto não for lido em voz alta.
Essas duas sozinhas já mudam o clima da reunião. O resto do método vem depois, e é isso que a gente faz.