Frentes de trabalho

Seis frentes. Uma pergunta só: o que está travando a sua entrega?

O problema: O processo tem catorze etapas e ninguém sabe explicar por que. O pedido some entre duas secretarias. A licitação atrasa e não é por causa da lei.
O que fazemos: Mapeamos o caminho real, não o que está no manual. Cortamos etapa que só existe por hábito, definimos quem responde por cada passo e escrevemos o fluxo novo em uma página.
Entregável: Mapa do processo atual, processo redesenhado e norma ou portaria que sustenta a mudança.

O problema: O plano tem oitenta ações e todas são prioritárias. Ele foi lançado com evento e depois ninguém abriu mais.
O que fazemos: Reduzimos a poucas prioridades que cabem no mandato e no orçamento. Cada uma com responsável, prazo e critério de sucesso escrito antes de começar.
Entregável: Plano de prioridades, matriz de responsáveis e calendário de acompanhamento.

O problema: Os números existem, mas chegam tarde e ninguém decide nada a partir deles.
O que fazemos: Escolhemos poucos indicadores que medem entrega, não esforço. Montamos o painel e, principalmente, a reunião em que ele é usado.
Entregável: Painel de prioridades de uma página, relatório periódico por secretaria e pauta de cobrança.

O problema: O projeto que não pode falhar está sob responsabilidade de quem já tem outras vinte coisas na mesa.
O que fazemos: Assumimos a condução do acompanhamento: cronograma, riscos, travas e a escalada para quem decide, na hora em que ainda dá para resolver.
Entregável: Plano do projeto, rotina de acompanhamento e relatório de status para o tomador de decisão.

O problema: A pauta do setor depende de uma decisão pública e a conversa só começa quando o problema já estourou.
O que fazemos: Construímos a agenda antes da urgência. Mapa de atores, leitura de conjuntura, posicionamento escrito e a articulação com Executivo, Legislativo e entidades.
Entregável: Mapa de atores e agenda institucional, notas técnicas e de conjuntura, e acompanhamento das pautas de interesse.

O problema: A entrega aconteceu e ninguém entendeu. Ou entendeu errado.
O que fazemos: Traduzimos o que foi feito para a linguagem de quem recebe. Ordenamos o que se anuncia, quando e por quem, e preparamos o que dizer quando dá errado.
Entregável: Narrativa e mensagens-chave, calendário de anúncios e protocolo de crise.

O método

Quatro etapas, sempre nesta ordem.

ETAPA 01

Duas a três semanas ouvindo quem executa, lendo o que está escrito e comparando com o que acontece.

ETAPA 02

Prioridades, rotinas, responsáveis e prazos. Poucas coisas, escritas de um jeito que cabe no dia de quem vai tocar.

ETAPA 03

A gente senta junto até a rotina rodar sem a gente.

ETAPA 04

Painel de prioridades, ata de uma página e lista de decisões em aberto.

Como começa

CONVERSA 01

Sem apresentação e sem proposta. Só o problema, do jeito que ele aparece no seu dia.

CONVERSA 02

O problema lido de fora e o recorte do que dá para resolver primeiro.

CONVERSA 03

Escopo, prazo, equipe e investimento, por escrito.